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面对客户验厂要特别认真对待的13个注意事项


​某些公司总是不把客户验厂(类似沃尔玛验厂、迪士尼验厂、亚马逊验厂等等)当一回事,总想蒙混过关,这样的想法,不论是对公司的持续发展,还是对个人的成长与提升、团队的提升与进步、对公司的内部管理提升、对公司品牌影响力的强化……都是百害无一利,失去了一次非常好的学习提升机会,尤其是某些老板天天喊要学习、要变革、要打造学习型团队……,可这么好的一次学习机会、变革提升机会都不珍惜、都不把握,何以谈学习、谈变革提升呢?

内心的尊重是成功的保障
高度的重视是成功的护栏
充分的准备是成功的前提
周到的部署是成功的基石
闭环的工作思维是为了防止一错再错

客户才真正是一家公司产品质量、服务质量、工作质量的检验方,所以一家公司要想更好地发展,必须满足客户的要求,才能赢得效益,获得提升的机会,所以客户验厂对公司来说,可以产生以下方面的益处:
★加深公司与客户的合作情谊,有助于扩大与客户的合作深度、广度,提高公司的经济效益和市场效益;
★有效督促公司管理越来越规范,提升公司的产品和服务质量;
★有效提升公司的客户服务意识,扩大公司在市场上的影响力和口碑;
★是公司在发展征程中持续完善、永续经营、保存活力的动力;
★有效验证公司管理团队的组织能力、配合能力、责任意识、执行力、团队意识;
★有效检验公司内各项管理工作的落实效果、各部门(各人员)的工作质量;
★有效督促公司建立的管理机制更加趋于完善;
★进一步验证公司基础管理系统的扎实程度,有效提升与完善公司基础管理系统的牢固程度;
★有效提升团队的工作责任心和执行力;
★有效提升公司在行业中的品牌影响力和价值力;
★增强公司的问题意识和改进意识;
★增强公司团队的凝聚力、向心力与相互配合力;
★提升公司团队的学习力,为打造学习型团队打下良好的基础;
★督促公司更准确、更清晰的认知自我,为公司未来的发展起到助力作用;
★是公司在发展征程中非常有力的动力源泉;
★有助于公司更好、更稳、更顺实现战略目标。

所以,务必要从上到下重视、正视客户的验厂,把客户的验厂当成一种正规的学习提升过程和练兵的过程,借助客户的验厂之力持续完善优化公司,强化公司在供应链中的地位、市场竞争力与影响力,那么,如何顺利迎接客户的验厂?需要做哪些方面的事项?

第一:客户验厂前公司需要准确了解的事项
●客户验厂的目的
●客户验厂的标准(依据或要求)
●客户验厂的工作计划
●客户验厂的行程安排
●客户验厂专家组组长的联系方式(比如手机、微信),以便随时保持联系沟通
●客户验厂专家组的成员组成(组长的部门、职位;组员的部门、职位;成员的性别及民族归属)
●客户验厂专家组成员的来源(是客户自己的人还是委托的第三方)
●客户验厂专家组成员饮食忌讳、生活习惯忌讳等
●客户验厂专家组成员的交通工具(比如自驾车、高铁、飞机等),若是自驾车,可以提前将公司的定位发给客户,以便客户开导航定位
●客户验厂希望公司配合的事项

第二:客户验厂前公司需要进行的准备工作
●必要时成立验厂工作小组,任命工作组长和明确其职责权限,形成书面性文件,在公司内公告
●组织相关部门召开验厂前的工作安排部署会议
●明确对各相关部门的验厂工作要求,形成书面性文件,以便其做好充分的准备
●明确验厂工作进度计划(包括工作内容、责任部门、完成时间节点、输出成果),形成书面性文件
●必要时,对相关部门按照客户的验厂标准进行培训学习,明确客户验厂的要点,以便其按照要点准备
●验厂前公司内部开展自我检查与整改完善(最好是两次)
●做好验厂专家组待查看的所有场所的3S工作(整理、整顿、清扫)
●对迎接客户验厂的部门主要人员开展培训学习应对技巧
●准备好客户验厂专家组召开会议的会议室,做好相应的会议室标识牌和座位标签标识牌,防止会议室使用冲突
●指定好客户验厂专家组的陪同人员(向导)及各相关部门的迎接验厂人员
●准备好客户验厂专家组需要查看的文件记录,并分类做好相应的标识,以确保验厂时提供快速准确
●参会人员的工作形象要求(比如统一穿戴公司厂服)

第三:管理体系的检讨与优化
●组织培训学习客户的验厂标准,真正了解客户的验厂标准
●按照客户验厂标准的要求检讨与优化公司现行的管理制度系统,形成符合客户验厂标准的管理制度系统,提升客户验厂过关顺利
●在公司内部发布新版的客户验厂管理系统文件,以便各相关部门按照要求开展工作,准备相应的证据
组织相关部门、人员培训学习《客户验厂管理系统文件》,确保执行正确没有偏差

第四:客户验厂前的公司接待准备工作安排
●规划部署好接待客户验厂专家组的食宿行程安排
●为客户验厂专家组准备好办公的地方,并做好标识
●为客户验厂专家组准备好相应的办公用具(比如线插板、订书机、投影仪等)
●为客户验厂专家组准备好相应的茶水及用具、水果、抽纸、烟灰缸、垃圾篓等
●做好热烈欢迎客户验厂专家组的标语或在公司电子显示屏制作
●指定人员,随时与客户验厂专家组长保持联系,以应对突发情况和采取相应的对策
●若客户验厂专家组需要接送,请务必提前准备好接送的司机与车辆,做好车辆的内外清洁卫生工作
●若客户验厂专家组需要接,请务必提前到达客户验厂专家组指定的位置,以免客户验厂专家组等待
●若客户验厂专家组需要送,请务必搞清楚客户需要送的位置和时间安排

第五:客户验厂前的内部自查工作
为了确保客户验厂顺利过关,最好由公司内部验厂工作组组织自查一遍,及时发现缺失或不足,及时予以补救,赢得客户的好感,尤其是客户需要稽核的重点部门、重点场所。

第六:客户验厂前的内部总动员
为了进一步提升团队对客户验厂的重视,最好组织一次验厂前的内部总动员,在内部营造欢快的氛围,提升团队的信心。

第七:验厂首次会议公司领导讲话要点
●代表公司热烈欢迎客户验厂专家组莅临公司指导工作
●向客户验厂专家组一一介绍参会成员(部门、职位)
●向客户验厂专家组介绍公司针对本次客户验厂所做的准备工作及重视程度
●希望各相关部门务必要密切配合客户验厂专家组的工作
●希望各相关部门虚心向客户验厂专家组学习请教,不断提升公司的专业能力

第八:客户验厂首次会议公司参会人员要求
●请务必提前到达开会的地点,按照座位顺序依次坐好等待迎接客户验厂专家组莅临
●请务必携带笔记本和笔,做好相应的会议记录,尤其是与自己所在部门的验厂事项要求
●通讯工具请务必调整到静音或震动,以免在会议过程中响铃,影响公司的管理形象和客户验厂专家组的心情,给客户验厂专家组产生不好的印象
●若确实需要接听或拨打电话或回复微信,请移步到会议室外,接听或拨打或微信回复结束后及时返回会议室
●会议过程中请不要交头接耳或表现出任何影响客户验厂专家组心情的表情或动作
●首次会议结束,请将凳子归位,有序走出会议室,充分体现公司团队职业化形象
●首次会议结束,请务必带走自己位置上的废物(比如空水瓶、纸巾等)

第九:客户验厂专家组验厂过程中公司注意事项
●按照客户验厂组的行程安排由向导带领到客户到现场验厂审查
●规划好客户验厂组现场验厂审查的行走路线,必要时做好标识,防止紧张情况下出现差错
●做好客户验厂过程中提出的建议(意见)以及发现的问题点
●对客户验厂过程中发现的能立即整改的问题点务必做到马上整改,不得拖延

第十:客户验厂末次会议公司领导讲话要点
●再次代表公司非常感谢客户验厂专家组莅临公司指导工作
●针对本次客户验厂专家组提出的建议和整改事项表示衷心地感谢,并在会后一定会在内部召开整改专项会议,安排部署,严格落实各项整改事项
●针对本次客户验厂专家组提出的建议和整改事项一定严格按照客户的要求整改落实到位
●向客户验厂专家组表态:在今后公司运营过程中一定会严查督办,举一反三不断开展自查完善,将客户的要求形成常态化

十一:客户验厂末次会议公司参会人员要求
●请按照客户验厂专家组通知的时间准时到达开会的地点,按照座位顺序依次坐好
●请务必携带笔记本和笔,做好相应的会议记录,尤其是与自己所在部门的建议或整改事项
●通讯工具请务必调整到静音或震动,以免在会议过程中响铃
●若确实需要接听或拨打电话或回复微信,请移步到会议室外,接听或拨打或微信回复结束后及时返回会议室
●会议过程中请不要交头接耳或表现出任何影响客户验厂专家组心情的表情或动作
●末次会议结束,请将凳子归位,有序走出会议室,充分体现公司团队职业化形象
●末次会议结束,请务必带走自己位置上的废物(比如空水瓶、纸巾等)

十二:客户验厂后公司整改工作要求
●组织召开整改会议,高度重视客户提出的建议或问题点,责任部门务必严格按照时间和要求提交整改证据和落实整改工作
●必要时,给客户验厂专家组书写一封感谢信,以表达公司对客户验厂的重视和真挚的谢意
●按照客户验厂专家组的要求,整理整改证据,规范化提交客户验厂专家组组长审查确认

十三:客户验厂后公司内部总结
●公司领导针对本次客户验厂工作召开会议,各应对部门从中学到了什么?
●通过本次验厂,各应对部门存在的不足之处和表现比较优秀的地方
●通过本次验厂,公司在管理方面存在的需要改进完善的地方以及表现比较优秀的地方
●针对本次验厂公司各部门的表现,公司领导提出完善提升的要求和今后迎接客户验厂的注意事项
●必要时,组织公司应对人员开展庆功宴,以此鼓励团队的信心、自信、士气,对各部门在本次验厂工作中所作出的努力和业绩表示肯定与鼓励
●必要时,评选出本次客户验厂表现比较优秀的部门和个人给予嘉奖

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